Deze lockdowns smaken naar meer! Als je naar hybride werken kijkt dan…

Geschreven mei 2020

Ik wist nog niet wanneer Nederland uit de lockdown zou gaan of hoe het er met de cijfers voor zou staan, natuurlijk niet. Maar over één ding had ik een vooruitziende blik: dat hybride werken wel zeker een blijvertje gaat worden… alleen hoe geef je het vorm?

Het is mei 2021. 
De lockdown is nu pas volledig op haar eind gekomen. 

Nadat de maatregelen voor het eerst werden versoepeld, en bedrijven en kappers weer opengingen, werden we overspoeld door een grote golf van nieuwe corona-infecties. Sindsdien is de lockdown verlengd naar een jaar. De stappen van ‘opengaan’ werden kleiner. En het principe van ‘doe-een-stapje-naar-voren, en-een-stapje-terug’ werd geïntroduceerd als de nieuwe strategie om met de versoepelingen om te gaan. Even open, dan weer (tijdelijk) dicht, dan weer een klein stapje verder open, dan weer een stukje dicht, enzovoorts. 

De eerste maanden van de versoepelingen – tot aan ‘het stapje terug’ – kon ik weer af en toe naar kantoor voor enkele afspraken. Ik stond ‘sochtends om half 7 op. Kleedde me aan. Het was vreemd om weer na te moeten denken over hoe ik er uitzag en welke schoenen bij mijn outfit matchden. Om 8:15 sprong ik in de auto op weg naar kantoor voor een meeting om 09:30. Gedachten die ik lange tijd niet had gehad, als ‘welke route neem ik’, en ‘waar staat het rond deze tijd vast’, schoten door me heen. Eenmaal op kantoor gekomen hing het er vol met bestickering en afzetlinten. De hostess was permanent vervangen door de aanmeld-robot. Ze zei ons met robot-achtige stem gedag en meldden ons aan voor de meeting. We konden niet tegelijk in de lift, dus gingen we 2 aan 2 naar boven. In de meeting was het fijn om collega’s weer te zien, maar wel ook wennen. Nadat we kort met elkaar een rondje hadden gemaakt over hoe we het ervoeren om weer bij elkaar te zijn, doken we de materie van de vergadering in. Na 1,5 uur hadden we veel werk verzet. En toen begon de reis naar huis weer. Inpakken, afdalen, naar de auto, routeplannen. Om 13:15 was ik weer thuis. Ik was in totaal 5 uur onderweg geweest. En van die 5 uur waren er maar 1,5 uur productief geweest. Werd dit het dan, terug naar het oude-normaal? 

Na 1 maand op deze manier af en toe naar kantoor te zijn gehopt besloot ons management dat we onze bedrijfsvoering drastisch moesten herzien. Het kostte mensen te veel tijd (!) en leverde in verhouding veel te weinig op (!) om de faciliteiten voor open te houden. In de kern moest onze manier van organiseren omgegooid. 

We werden opgedeeld in teams. Per regio kwam er een ontmoetingsplek, in een lokaal ‘kantoor’. In elke stad – of dorp soms – waar ik en mijn collega’s vlakbij woonden werd als het ware een dependance opgericht. Op die manier waren we af van de relatief lange reistijden. HR managers werden verdeeld over de regio’s op basis van hun eigen woonplaats. En waar dat niet uitkwam in de puzzel, werd een senior collega aangewezen als teamleider. 

Mooi meegenomen is dat we onze groene voetafdruk hiermee met 90% verkleinden. De CO2 uitstoot die ons bedrijf normaal gesproken ‘uitstootte’ aan reis- werkverkeer schoot pijlsnel omlaag. Dit was onze grootste vervuiler. Hadden ze dit niet eerder kunnen doen?’ schoot als een van de eerste dingen door me heen toen ze het aankondigden. Voor corona hadden we het over het recyclen van papier en plastic gehad, en over het gebruiken van eco-afwasmiddel in het kader van ‘verduurzamen’ binnen het bedrijf.

Onze manier van communiceren was ook veranderd. Niet alleen werden onze meetings meer to the point via zoom, maar (na de valkuilen van zoom-fatigue bleek later) ontstond er meer aandacht voor dat ieder gelijkwaardig aan het woord kwam tijdens de meetings. Op die manier hadden collega’s die anders weinig inbrengen, ook spreektijd. Er ontstond een ander beeld over hoe we met het proces, met de klanten en met opdrachten omgingen. Er was vaker een tegengeluid te horen, wat verfrissend werkte. Het werd duidelijk dat we andere geluiden ook mee moesten nemen in onze aanpak, omdat we het als belangrijk ervaarden dat iedereen achter de strategie stond in deze tijd. We bouwden tegengeluid meer in door onze voorstellen zo te herschrijven dat ze rekening hielden met de punten van zorg. Zo kwam er niet meer alleen op papier te staan waar de meerderheid op had gestemd, maar ook wat de punten waren uit het tegengeluid. Ik begon me te verdiepen in deze manier van werken, gebaseerd op inclusief denken en Deep Democracy. 

De dependances stonden vaak midden in een woonwijk, of ergens in een kantoortje in een lokaal winkelcentrum. In de pauzes gingen we vaak voor de deur zitten – op gepaste afstand van elkaar. En onze buren ook. We raakten steeds vaker in gesprek over wat er lokaal speelde bij de ondernemers en buurtgenoten. Soms konden we ze heel praktisch advies geven over een probleem waar zij door de crisis tegenaan liepen. Regelingen en mogelijkheden waar ze nog niet over hadden gedacht. Zo ontstonden vriendschappen en zijn we meer gaan werken met en voor het MKB.

Sta jij met collega’s stil bij wat je kunt leren van het afgelopen 1,5 jaar? En weet je welke lessen je voor de bedrijfsvoering post-corona mee kunt nemen? 

Wil je eens sparren (met een socioloog)?
Stuur dan een mail naar info@studiotoitoi.com

Foto credits: Dave Weatherall